档案管理标准

1　范围

本标准规定了档案管理的职责、归档范围、归档要求、档案的借阅及销毁等 内容工作程序和职责。

本标准适用于上虞区档案管理工作。

2　组织管理

2.1　工作职责

应由区“双查双保”中介监管办公室（区发改局）确定一名干部负责档案的收集、管理、保密工作。各相关部门负责本单位档案文件的收集、上报工作。

2.2　归档范围

2.2.1　需要归档保存的文件资料包括以下几种：

——“双查双保”中介监管相关文件；

——中介监管联席会议纪要；

——“双查双保”中介监管相关文件签发稿、审批稿、正式文件；

——各成员单位和职能部门上报工作材料；

——工程项目调查解剖材料；

——“双查双保”中介监管一季一报告、一季一通报、一季一评估等材料；

——被通报问责材料和整改材料；

——“双查双保”中介监管相关培训、会议材料；

——“双查双保”中介监管相关工作计划、总结；

——需要存档的其他材料。

2.3　归档要求

2.3.1　归档材料应是办理完毕的正式文件材料，材料齐全完整真实、文字清楚、对象明确、有形成材料的日期。

2.3.2　撰写的文字应是铅印、胶印、油印、计算机打印、黑色墨水、墨汁书写；不应使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或纯蓝色墨水以及复写纸书写。

2.3.3　归档的文件种数、分数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.3.4　归档档案应及时维护、更新。

2.3.5　归档档案保管期限为2年。

2.3.6　归档资料应放在干燥、通风的地方，防止归档材料因受潮发霉受损。

2.3.7　应将每份档案的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

2.3.8　不同年度的文件一般不应放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

2.3.9　档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

2.3.10　案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹应工整、清晰。

2.4　档案借阅

2.4.1　档案只有区“双查双保”中介监管成员单位内部人员可以借阅，借阅者均应报区“双查双保”中介监管领导批准后方可借阅。未经档案管理部门或人员允许，任何人不应私自翻看查阅档案资料。

2.4.2　对借出档案，档案管理人员应定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报“双查双保”中介监管办公室。

2.4.3　档案管理人员及借阅者均应对档案内容严格保密，不应泄露档案材料内容，如发现遗失应及时汇报。

2.4.4　不应拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不应任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，应经分管领导批准后方可摘抄或复制。爱护档案，保持整洁，不应在档案材料中写字、划线或作记号等。

2.4.5　不应转借，应专人专用。用毕按时归还，如需延长借阅时间，应通知档案管理人员另行办理续借手续。

2.5　档案销毁

2.5.1　任何个人或部门非经允许不应销毁档案资料。

2.5.2　当某些档案到了销毁期时，由档案管理人员填写《档案资料销毁审批表》提交中介监管领导审核批准后执行销毁。

2.5.3　经批准销毁的档案，档案管理人员应认真核对，将批准的《档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。

2.5.4　在销毁档案资料时，应指定专人监督销毁。